Situatie
Mediabirds is een digital marketing agency dat werkt met vaste pakketten en projectstructuren voor klanten. Voor elk nieuw project wordt een planning opgesteld in monday, die samen met de klant wordt besproken en als basis dient voor het volledige traject.
Het opstellen van deze planningen gebeurde handmatig. Bij elk nieuw project moesten medewerkers opnieuw dezelfde stappen doorlopen in monday. Dat kostte tijd en zorgde voor verschillen tussen planningen, terwijl de opzet in de basis steeds hetzelfde was.
Het probleem
Het maken van een projectplanning was een terugkerend en tijdsintensief proces. Concreet liep Mediabirds tegen het volgende aan:
- Elke planning werd handmatig opgebouwd in monday.
- Medewerkers doorliepen steeds dezelfde stappen.
- Kleine verschillen in invoer zorgden voor inconsistente planningen.
- Het opstellen van één planning kostte gemiddeld 60 minuten.
Die tijd ging zitten in werk dat belangrijk is, maar telkens opnieuw moest worden gedaan.
De oplossing
We hebben een automatisch projectplanningssysteem gebouwd dat direct gekoppeld is met monday. Via een custom gebouwde interface kunnen medewerkers eenvoudig projectgegevens invoeren, zoals:
- type pakket
- bedrijfsnaam
- startdatum
Op basis van deze input wordt automatisch een volledige projectplanning aangemaakt in monday. Inclusief fases, taken en deadlines. De planning is direct klaar om intern te gebruiken én om samen met de klant te bespreken.
De logica achter de planning ligt vast in het systeem, waardoor elke planning consistent is en aansluit op de gekozen pakketten.
"Van 60 min per planning. Naar 5 min."
Het resultaat
De impact is duidelijk en meetbaar.
- 55 minuten tijdsbesparing per projectplanning.
- Minder handmatig werk voor medewerkers.
- Consistente projectstructuren in monday.
- Snellere start van nieuwe klanttrajecten.
Het team kan zich richten op inhoud en klantgesprekken, in plaats van op het opbouwen van planningen.
Vragen die we kregen
Is de planning altijd hetzelfde of kan deze afwijken per project?
De basisstructuur ligt vast per pakket. Daarbinnen blijft er ruimte voor projectspecifieke aanpassingen, zonder dat de consistentie verdwijnt.
Kunnen medewerkers de planning nog aanpassen nadat deze is aangemaakt?
Ja. Zodra de planning in monday staat is het een normaal monday-bord waar het team alles kan finetunen, taken kan toevoegen of verschuiven.
Wat gebeurt er als de startdatum van een project verandert?
De planning kan opnieuw gegenereerd worden vanaf de nieuwe datum, of het team verschuift de bestaande planning binnen monday. Beide werken.
Conclusie
Met dit automatische projectplanningssysteem heeft Mediabirds een belangrijk onderdeel van hun projectproces vereenvoudigd. Door een duidelijke interface te koppelen aan monday is een tijdrovend handmatig proces veranderd in een snelle, betrouwbare stap.
Minder herhaling. Meer overzicht. En vooral: tijd terug voor werk dat er echt toe doet.
